訪問介護員の資格証・研修修了証の確認と保管：運営指導で示す書類と紛失時の再交付窓口

運営指導では、有資格者全員分の資格を証する書類を示す自治体がある

郡山市の「事前提出書類及び当日準備書類一覧」は、訪問介護を対象に含みます。当日準備書類の「人員」の項に、「従業者の資格を証する書類（有資格者全員分、実務経験証明書等を含む）」と、出退勤記録（出勤簿またはタイムカード、直近3か月分）が挙げられています。

同じ一覧では、運営指導の7日前（土日祝日を含めない）までに出す事前提出書類として、勤務実績表、勤務予定、運営規程、重要事項説明書などが挙げられ、資格を証する書類はこちらには入っていません。つまり郡山市では、当日に取り出せる状態にしておく書類です。事前提出か当日準備かの区分は自治体で異なり得るため、通知の文面で確かめてください。

運営指導で実際に指摘された項目の傾向は訪問介護の運営指導で指摘された項目、資格ごとに担えるサービスは訪問介護員の資格と従事範囲にあります。

この記事で決めること

訪問介護事業所の管理者が、採用時に訪問介護員の資格証・研修修了証をどう確認して保管するか、運営指導でどう示すか、本人が紛失したときの再交付の窓口はどこかを知りたい人向け。ための考え方と確認順を整理します。

読み終えたら、訪問介護員の資格証・研修修了証の確認台帳（1枚）：氏名、資格・研修名、確認日、写しの保管場所、紛失時の連絡先を作成できる状態を目指します。

採用時に原本で確かめ、写しを従業者ごとに保管して取り出せるようにする

郡山市の一覧が挙げるのは「有資格者全員分」の資格を証する書類です。他の自治体も同様に求めるとは限りませんが、当日に全員分を取り出せるようにしておくと慌てません。採用時に原本で氏名、資格・研修の名称、修了の年月日を確かめ、確認した日と確認した人を台帳に残し、写しを従業者ごとに保管する運用が分かりやすい方法です（これは本サイトの提案で、写しの取り方や保管期間を定めた条文は確認していません）。

写しには氏名や生年月日などの個人情報が含まれます。保管場所を限り、退職後の扱いを事業所の個人情報の規程に合わせて決めてください。個別の法務判断は、この記事では扱いません。

介護福祉士の登録証を紛失したら、社会福祉振興・試験センターへ再交付を申請する

社会福祉振興・試験センターの案内によると、登録証再交付申請書は、登録証を紛失または汚損した場合に使います。再交付の手数料は1,200円で、ゆうちょ銀行等で支払った後の受領証（受領書）の原本または振替払込受付証明書（お客さま用）の原本を、申請書類に添える貼付用紙に貼って出します。

このほかに、申請書、戸籍の個人事項証明書などの添付書類が必要です。必要な書類の全体は、センターの案内で最新の内容を確かめてください。

申請書類は、不着などの事故を防ぐため、必ず簡易書留で郵送します。簡易書留の受領証は、新しい登録証を受け取るまで保管するよう案内されています。この案内の対象は、介護福祉士のほか、社会福祉士と精神保健福祉士の登録証です。

再交付には日数がかかり得ます。運営指導が近いときは、再交付の申請をした控えと、登録を確認できる記録を示せるかを、指導を行う自治体に問い合わせて確かめてください。示し方は自治体の判断で、この記事では確認していません。

介護員養成研修の修了証明書は、佐賀県では研修事業者が再交付する

佐賀県の「修了証明書再交付の取扱い」では、研修修了者から再交付の依頼があった場合、研修事業者が介護員養成研修修了者名簿（様式第10号）で修了者かどうかを十分に確かめたうえで、修了証明書と携帯用修了証明書（様式第6号）を交付します。修了証明書は、修了者が訪問介護員または生活援助中心型のサービスの従事者として従事しようとする際の資格を証するものとされています。

氏名が変わった人が紛失による再交付を依頼したときは、修了時点の氏名で再交付し、氏名の変更だけを理由とする再交付はしないとされています。氏名が変わった職員は、資格証の氏名と勤務表の氏名がつながるように、結婚前後の氏名の対応を事業所で記録しておくと、運営指導で説明しやすくなります（これは本サイトの提案です）。

これは佐賀県の取扱いです。他の都道府県で、再交付の窓口が研修事業者なのか都道府県なのかは確認していません。職員が研修を受けた都道府県の介護員養成研修の担当課か、受講した研修事業者に問い合わせてください。

資料の範囲と、事業所で決めておくこと

社会福祉振興・試験センターの再交付の案内、郡山市の運営指導の準備書類一覧、佐賀県の修了証明書再交付の取扱いは、いずれも2026年10月25日に原文を確認しました。運営マニュアルなど国の文書で資格証の写しが示すべき書類とされているかは確認しておらず、郡山市の例以外は書いていません。

事業所で決めておくと動きやすいのは、次の3点です。採用時に資格証・修了証の原本を確認する人と記録の方法、運営指導の当日に有資格者全員分を取り出す場所、職員が紛失したときの連絡先（資格ごとの再交付の窓口）です。決めた内容は台帳にまとめ、管理者が代わっても引き継げるようにします。

一次資料

個別地域の運用は指定権者で確認してください。

• 公益財団法人 社会福祉振興・試験センター「登録証の紛失・汚損による再交付手続き（介護福祉士・社会福祉士・精神保健福祉士）」（登録証再交付申請書を使用できる方、手数料、申請書類の送付方法）（確認日 2026-10-25）
• 郡山市「運営指導の事前提出書類及び当日準備書類一覧（訪問介護、訪問入浴介護、訪問看護、訪問リハビリテーション）」（当日準備書類 1．人員）（確認日 2026-10-25）
• 佐賀県「介護員養成研修 修了証明書再交付の取扱い（別紙3）」（修了証明書の再交付について、(1)再交付する場合、(2)氏名変更の場合）（確認日 2026-10-25）