運営 / 更新 2026-10-10

訪問介護の月次決算・記録照合の手順

訪問介護の月次締めは、会計数字を集計するだけではありません。サービス実績、請求、審査、入金、勤怠、給与、費用、現預金を順に照合し、計画との差を件数・時間・単価・時期へ分解します。

締め順と未完了条件の固定

サービス実績と記録、記録と請求、請求と審査結果、審査結果と入金、勤怠と給与、帳簿と現預金の順で照合します。前工程の差異を隠したまま次へ進みません。

工程ごとに担当、期限、確認者、証拠、未完了理由を置きます。締め日を守るために推測値で確定せず、暫定と確定を区別して翌月の解消期限を記録します。

下の表は、工程ごとの照合元・照合先・証拠・未完了時の扱いを並べた月次締めの工程表の型です。担当と期限は自事業所で決めて書き足します。

月次締めの工程表（照合元・照合先・証拠・未完了時の扱いの型）
工程	照合元	照合先	証拠	未完了時の扱い
1 実績と記録	サービス実績	サービス提供記録	実績一覧、記録の保管場所	記録が無い実績は請求に進めず、確認者と解消期限を記録する
2 記録と請求	サービス提供記録	請求データ	請求データの出力、差異一覧	差異は暫定として請求前に原因を確認し、推測値で確定しない
3 請求と審査結果	請求データ	国保連の審査結果（決定額・返戻・保留）	審査結果の通知・帳票	返戻・保留は別管理し、再請求の期限と担当を置く
4 審査結果と入金	審査結果の決定額	預金口座の入金額	通帳または入金明細	入金待ちは未収として残し、入金予定月を記録する
5 勤怠と給与	勤怠記録（提供・移動・待機・記録等の時間）	給与計算	勤怠集計、給与明細	勤怠の未記録は給与確定前に本人・管理者へ確認し、暫定と確定を区別する
6 帳簿と現預金	帳簿の費用・収入	現預金残高	残高の確認資料	差は原因を分けて記録し、翌月の締めで解消を確認する

この記事で決めること

サービス記録・請求・審査結果・入金・勤怠・帳簿を順に照合し、税務判定と切り分けるための考え方と確認順を整理します。

読み終えたら、請求・入金・勤怠・給与・現預金を照合した月次締め表を作成できる状態を目指します。

損益と現金の差の説明

売上、国保連決定額、利用者請求、入金を分け、返戻と未収を別管理します。利益が出ていても入金待ちや初期投資で月末現金が減る理由を説明できるようにします。

人件費は給与総額だけでなく、提供、移動、待機、記録等の時間構成を確認します。固定費、変動費、臨時支出を分け、計画と異なる発生月も記録します。

予実差の要因分解

売上差を利用者数、訪問回数、サービス構成、単位・単価、開始時期へ分け、人件費差を人数、時間、単価へ分けます。結果だけでなく変化した入力を特定します。

差異を一度に平均化せず、継続する構造差と一時的な差を区別します。翌月計画を更新する項目、原因解消を待つ項目、保守ケースへ反映する項目を決めます。

下の表は、予実差を分けて見るための分解式の型です。語はシミュレーターの項目名に合わせてあり、実績値は「実績訪問件数」「実績売上」「実績総費用」を使います。

予実差の分解式（シミュレーターの入力・結果名に対応させた型）
差	分解式の型	見る入力・結果	確認すること
売上差	実績売上 − 月間売上モデル	利用者数、訪問回数、サービス構成、1単位単価、開始時期	どの入力が計画と違ったかを特定し、一時的な差か継続する差かを分ける
人件費差	実績の人件費 − 月間人件費	人数、時間、時間単価	提供・移動・待機・記録等の時間構成のどこが増減したかを確認する
営業損益差	実績売上 − 実績総費用 − 月間営業損益	売上差と費用差の合計	人件費以外の固定費・変動費・臨時支出の発生月も確認する
現金差	実績の月末現金 − 計画の月末現金	未収・返戻、入金時期、初期投資	利益差と入金時期の差を分け、12か月の最低現金・資金不足の初月への影響を見る

判断条件と翌月タスクの整理

最低現金、最初の不足月、必要時間と利用可能時間、未収・返戻の経過を確認し、採用、受入、契約、商圏を変更する条件に照らします。未達KPIだけで一律に拡大や撤退を決めません。

税務上の分類や申告は個別確認とし、シミュレーターの営業損益と税引後利益を混同しません。差異ごとに担当、期限、確認資料を置き、翌月の締めで解消を確認します。

利用者の入院・死亡・中止があった月の締め

月の途中で利用者が入院したり亡くなったりしたときは、実際に提供した訪問だけを締めに入れます。通知本文で確認できた算定の取扱いと、保険者・国保連合会へ確認する点は訪問介護で利用者が入院・死亡・サービス中止になったときの算定と請求の整理にまとめています。

あわせて確認する論点

月次の試算表で給与・業務委託費・車両費などを分けて記帳しておくと、決算後に経営情報の報告の項目へ組み直す手間を減らせます。報告の対象と項目は経営情報の報告の対象と報告項目で確認できます。

実行チェックリスト

次の順に確認します。未確認の項目は推測で埋めず、担当と確認期限を残してください。

サービス実績と請求を照合する
審査結果・返戻・入金を照合する
勤怠・給与・帳簿・現預金を照合する
差異理由と翌月の解消予定を残す

よくある質問

迷いやすい範囲と確認順を、質問ごとに整理します。

訪問介護の月次締めは何から始めますか？

実績と記録、記録と請求、請求と審査、審査と入金、勤怠と給与、帳簿と現預金の順で照合します。

利益が黒字なら資金繰りも安全ですか？

入金待ち、返戻、未収、初期投資により月末現金は別に動くため、最低現金と最初の不足月を確認します。

予実差はどのように分解しますか？

売上は人数・回数・構成・単価・時期、人件費は人数・時間・単価に分け、継続差と一時差を区別します。

事業計画ツールで確かめる

記事で整理した前提を事業計画ツールへ入力し、基準ケースだけでなく保守ケースの結果も確認します。

事業計画ツールを開く →

一次資料

個別地域の運用は指定権者で確認してください。

東京都国民健康保険団体連合会「介護事業所等の皆様」（請求受付・支払日についてのページ（東京都国民健康保険団体連合会介護事業所等向け案内））（確認日 2026-10-20）
厚生労働省「介護サービス事業者の経営情報の調査及び分析等」（確認日 2026-10-20）

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