介介護事業設計室訪問介護の事業計画ツールと実務ガイド

運営 / 更新 2026-10-07

訪問介護の事業所書類の台帳チェック表（根拠条文・作成時期・保存期間）

訪問介護の事業所は、契約や記録など、種類の違う書類を扱います。書類ごとに、根拠になる条文、いつ作るか、いつまで保存するかが違うため、一覧にして台帳で管理すると抜けを防げます。この記事は、運営基準（指定居宅サービス等の事業の人員、設備及び運営に関する基準）の条文と、すでに確認した関連記事の内容を、1つの表にまとめます。保存期間は、運営基準第39条第2項が挙げる6類型を中心に整理し、各行から元の記事へ進めるようにしています。

この記事で決めること

訪問介護事業者が、事業所で扱う書類と記録の根拠条文・作る時期・保存期間を1つの表で確認し、書類台帳に反映するための考え方と確認順を整理します。

読み終えたら、書類ごとの根拠・作成時期・完結の日・保存期限を並べた書類台帳を作成できる状態を目指します。

書類台帳チェック表：根拠条文・作成時期・保存期間

次の表は、事業所が持つ書類と記録を、根拠になる条文、作る時期、保存期間の順に並べたものです。保存期間は、運営基準第39条第2項が定める「完結の日から2年間」を、同項が挙げる6類型にだけ当てはめて書いています。6類型に含まれない書類の保存期間は、確認した範囲の条文には書かれていません。

表の「完結の日」は、記録ごとに作成・更新が終わった日を指します。条文は類型ごとの特定方法までは定めていないため、事業所の中で決めて台帳に残します。保存の定めは都道府県の条例や要綱で異なる場合があるため、実際の運用は指定権者（都道府県または市区町村）に確認します。

訪問介護の事業所書類の台帳チェック表（運営基準の条文と関連記事の確認済みの範囲。保存期間は第39条第2項の6類型のみ記載）
書類・記録根拠作る時期保存期間詳しい記事
運営規程（8項目）第29条指定の申請前に作り、内容が変わったら見直す第39条第2項の6類型に含まれない。事業所の定めまたは指定権者に確認運営規程の記載事項
重要事項説明書第8条サービス提供の開始前第39条第2項の6類型に含まれない。事業所の定めまたは指定権者に確認利用契約・重要事項説明・記録の流れ
被保険者証の確認の記録第11条第1項サービスの提供を求められたとき第39条第2項の6類型に含まれない。事業所の定めまたは指定権者に確認利用契約・重要事項説明・記録の流れ
訪問介護計画第39条第2項第1号利用者ごとに、サービスの提供前に作り、状態に応じて見直す完結の日から2年間訪問介護計画の作成と見直し
提供した具体的なサービスの内容等の記録第39条第2項第2号サービスを提供するたび完結の日から2年間サービスの提供の記録
身体的拘束等の態様・時間・理由の記録第39条第2項第3号実施したとき完結の日から2年間身体的拘束等の記録
市町村への通知に係る記録第26条、第39条第2項第4号通知したとき（遅滞なく意見を付して通知する）完結の日から2年間記録の保存義務・保存期間
苦情の内容等の記録第39条第2項第5号苦情を受け付けたとき完結の日から2年間記録の保存義務・保存期間
事故の状況と処置の記録第37条第2項、第39条第2項第6号事故が起きたとき完結の日から2年間記録の保存義務・保存期間

台帳に書く項目と、電子化するときの注意

台帳には、表の5列に加えて、完結の日、保存場所、保存担当、廃棄した日を書く欄を足すと、保存期間の管理に使えます。6類型の書類は、完結の日から2年間は廃棄できないため、完結の日を記録ごとに残すことが台帳の中心になります。

書類を電子で保存・交付するときの条件は、運営基準第8条と第217条が定めています。ただし、被保険者証の確認を定める第11条第1項は、第217条第1項の対象から除かれています。

書類ごとに電子にできるかは、書類と記録の電子化で確認できます。条文に書類の一覧がないため、個別の判断は指定権者に確認してください。

実行チェックリスト

次の順に確認します。未確認の項目は推測で埋めず、担当と確認期限を残してください。

  1. 事業所で扱う書類と記録を、台帳チェック表の行に沿って書き出す
  2. 第39条第2項の6類型に当たる記録に、完結の日の決め方を事業所の中で定める
  3. 6類型に含まれない書類は、保存期間を指定権者の条例・要綱に照らして確認する
  4. 保存場所・保存担当・廃棄した日の欄を足し、電子で保存する書類は電子化の条件を確認する

一次資料

制度の確認に使用した公的一次資料です。個別地域の運用は指定権者で確認してください。

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